タスク管理は Google Calendar と Google Todo リストを使っている。
これまで手帳やカレンダーはもちろん、アプリでは Toodledo や Todoist 等も使っていたが、この数年間は Google Calendar に落ち着いている。
その使い方について紹介してみたいと思う。
Google Calendar と Google Todo リストを使うメリット
予定とタスクを一括管理
タスク管理に Google Calendar と Google Todo リストを使う理由は、予定とタスクを一括で表示し、追加・更新・削除もできるからだ。
タスクは完了すれば取り消し線が入り、実行済みの記録として残すこともできる。
PC とスマートフォンで管理
Google Calendar と Google Todo リストは PC とスマートフォンの両方で使える。
スマートフォンのアプリでは、Google Calendar と To do リストの 2 つのアプリに分かれるが、Google Calendar だけでもタスク管理が可能である。
予定とタスクの編集は PC で行い、確認と消込はスマートフォンで行うという使い方が効率的である。
もちろん PC が目の前にない場合は、スマートフォンで予定やタスクを編集することもある。
その他の便利機能
Google Calendar では予定の他、リマインダーやゴールの登録ができる。
ゴールは Google Fit と連動できるが、Google Fit が対応できるものに限られる。
ランニング等のゴール設定を行うと、その達成に向けたプラニングをしてくれる。
Google Fit で実行すると Google Calendar 上にもその記録が残るので、モチベーションを維持するのに役立つ。
上記のほか、不在（ Out of office ） も登録できるようになっているが、個人で使うため使用していない。
予定とリマインダー、タスクの使い分け
予定とリマインダー、タスクの使い分けは悩むところだが、基準を設けておけば迷うことはない。
たとえば、私は次のような基準で使い分けている。
| 機能 | 使用基準 | 使用例 |
| 予定 | 日時が決められているイベントなどを登録する。 | 会議、マイルストーン、記念日、休暇、入金日、支払日、各種イベント等 |
| リマインダー | 定期的なタスクを設定するために使用（意外と忘れがちな雑用も） | 日報、週報、月報、 パスワード変更、ゴミ捨て等 |
| タスク | 非定期のタスクを設定するために使用（基本的には繰り返しがなく一度きり） | ○○に関する報告書作成、○○プログラム作成、○○購入、○○申し込み、○○に電話等 |
他のカレンダーからの取り込み
職場では Outlook を使用している。
仕事の予定も一括管理したいので、それも Google Calendar にインポートしている。
そのやり方は次のとおり。
- Outlook の予定を CSV ファイルにエクスポートする。
- CSV ファイルの項目を「タイトル」「開始日」「開始時刻」「終了日」「終了時刻」「場所」「説明」だけにする（他の項目は削除する）。
- CSV ファイルの見出しを編集する。「タイトル」は「Subject」に、「開始日」は「Start Date」に、「開始時刻」は「Start Time」に、「終了日」は「End Date」に、「終了時刻」は「End Time」に、「場所」は「Location」に、「説明」は「Description」に変更する。
- 編集した CSV ファイルを Google Calendar にインポートする。
これで仕事の予定も考慮した計画が立てられる。
タスクの絞り込みと見直し
大量のタスクがあると何から手をつけてよいのか迷い、心的な負担となる。
その対策として、その日にやるべきことを３件程度に絞り込み、それらのタスクに日付を設定することで、それ以外のタスクは見えないようにしている。
ただし、他のタスクを見逃す可能性もあるので、一日一回はタスクの見直しを行い、日付の再設定を行なう。
この見直し作業は、リマインダーによって忘れないようにしている。
記録簿として利用
Google Calendar は過去の記録を調べるのに役立つ。
たまに過去に行ったことを調べなければならないときがある。
特にその日付を知りたいときに Google Calendar は効果を発揮する。
Google Calendar は検索機能もあるので、過去に行ったことをキーワードにして検索すれば簡単に見つけられる。
最後に
私の Google Calendar には記録がいっぱい残っている。
たまにそれを眺め、「こんなにがんばったのか」と感慨にふけることもある。
タスク管理は日常の楽しみのひとつになっている。
